人们出于各种原因坚持使用数据，但这包括没有成本的不正确假设。信息过载会给员工带来压力，而不处理信息可能会损害企业。
保存数字数据很便宜，但其真实成本高于您为存储支付的费用。我不仅仅是在谈论运行服务器、维护所有空调和其他耗电组件的货币和环境成本。我说的是数字混乱对你的影响，你的幸福感，以及你感觉自己做得很好的能力。
为了处理数字混乱和数字囤积，特别是在工作场所，我们必须从两个角度考虑它。首先，这一切从何而来？谁在生成所有这些数据，为什么？第二，为什么我们觉得有必要保留它，保留它的代价是什么？
微软一直在提出人工智能（AI）可以帮助员工应对过多信息的想法，但该解决方案并没有解决根本问题，也没有消除与数字混乱感相关的压力。
人工智能能帮助解决信息过剩问题吗？
在今年的工作趋势指数微软认为，其名为Copilot的人工智能可以解决与该公司所说的“数字债务”相关的一些问题。在工作中被电子邮件、聊天、会议和报告淹没，或者信息过载——不是什么新鲜事。新的是微软提出，人工智能可以通过总结工人面临的一些堆积如山的信息来减轻负担。例如，如果您错过了会议，您可以用一段话来总结所发生的事情，而不必观看整个会议的录音。这是 TL;DR 解决方案。微软甚至已经开始了一些试验，看看它的效果如何。
“64% 的员工为完成工作而苦苦挣扎” - 微软工作趋势指数报告
我可以想象这个解决方案有意义的场景，比如对于那些无休止地抄送电子邮件并且需要知道正在发生的事情的要点但不是每个细节的人来说。然而，在大多数情况下，使用人工智能对我来说是一种临时的、短时的解决方案。如果你依靠人工智能为你总结电子邮件，也许这些消息一开始就不应该这么长。
效率没有捷径可走
你生活中有多少数字混乱根本不应该被创造？您可能已经想过：这次会议应该是一封电子邮件。或者这封电子邮件应该是一条 Slack 消息。
对每个人来说，更好的解决方案是投资于提高核心技能，如商务沟通、写作和分析。因此，与其让人工智能总结一个漫长的会议，我们为什么不培训人们如何在会议上浪费更少的时间呢？没有人工智能捷径可以教人们提高效率和生产力。
此外，如果会议、电子邮件或报告不必要地冗长，那么创建它的人已经花费了过多的时间和精力来制作这些低效的材料。当它们到达受众时，使用 AI 来总结它们并不能节省作者的任何时间。
在工作趋势指数中，微软还表示，“64%的员工正在努力有足够的时间和精力来完成他们的工作。这些员工说他们也在创新或战略思维方面苦苦挣扎的可能性要高出三倍半。
同样，人工智能听起来不像是正确的解决方案。这些问题听起来像是来自组织中与工作期望、工作分配以及重视“忙碌”而不是产出有关的严重错误。当然，你可以在上面贴上人工智能绷带，但你的组织在下面仍然效率低下。
人工智能不会缓解你的压力
“信息太多”或“数据太多”的问题不仅仅是你今天如何处理它——这是人工智能可以解决的部分。这也是拥有它的纯粹事实。研究人员认为，：数字囤积与物理囤积并没有什么不同行为和障碍。问题的核心是两种相互矛盾的感觉：我淹没在这种东西中，什么也找不到，但如果有一天我需要它怎么办？
害怕丢弃某些东西，因为它以后可能有用，并不是来自理性的地方。但是，当所讨论的对象是数字对象时，保存它似乎没有成本，那么为什么不呢？
澳大利亚研究人员认为，代价是个人压力.我对他们结论的解释是，一般来说，人们不会轻视数据。信息感觉严肃而重要。也许改变我们对数据是什么以及它代表什么的理解可以创造更多的轻松感，我们可以更容易地放手。忽视真正问题的代价
忽视真正问题的代价
自 2000 年代初通过《萨班斯-奥克斯利法案》（在较小程度上，1999 年的《格雷姆-里奇-比利雷法案》部分要求金融机构保留电子邮件）以来，美国已经制定了管理数据保留的法律。组织负责存储和维护大量数据。其中许多法律措施实际上是为了不销毁证据，遵守这些措施是 IT 部门、法律顾问、高管和董事会成员的事情。这与你不清理收件箱没有任何关系。
相反，许多组织在法律上不再有义务保留数据时就会删除数据。如果这对他们来说不是那么珍贵，也许你也不需要那样对待它。
但正如我所说，我们数字混乱的部分问题是我们一直在制造它。企业不太擅长给员工时间、空间和资金来发展他们的核心工作技能，从而减少多余的数据生成。短视的思维（更不用说永远增加利润的压力，尽管这是不可持续的）阻碍了管理者长期发展员工及其技能的工作。每周花一个小时在商务写作课或演讲研讨会上，比要求人工智能将75张幻灯片的PowerPoint变成10个要点要大得多。
是时候建立新的商业文化了
抓住我们不需要的数据是有代价的，忽视不必要地创建数据的员工将从技能培训中受益这一事实就失去了机会。相反，组织应该建立一种讨论数据价值的文化，同时对员工的技能进行新的投资，而不是转向人工智能寻求快速解决方案。
